Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: juni 2025 — conform AVG / GDPR

Verwerker: Dashbots, handelsnaam van VH Commerce
De Bollen 1, 5688NK Oirschot · KVK: 96628820 · info@vhcommerce.nl

Verwerkingsverantwoordelijke: De klant die gebruik maakt van de diensten van Dashbots (hierna: "Klant")

Deze verwerkersovereenkomst (hierna: "verwerkersovereenkomst") is van toepassing op alle diensten die Dashbots levert aan de Klant waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Door gebruik te maken van de diensten van Dashbots gaat de Klant akkoord met deze VOW.

Artikel 1 — Definities

In deze overeenkomst wordt verstaan onder:

Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon
Verwerking: elke handeling met betrekking tot persoonsgegevens
Verwerkingsverantwoordelijke: de Klant die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt
Verwerker: Dashbots, die persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de Klant
AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679

Artikel 2 — Voorwerp van de verwerking

Dashbots verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de levering van de overeengekomen diensten, te weten het aanbieden van een AI-chatbot platform. De verwerking betreft:

Naam en contactgegevens van websitebezoekers die de chatbot gebruiken
Chatgesprekken en gestelde vragen

Artikel 3 — Verplichtingen van Dashbots als verwerker

Dashbots verplicht zich tot het volgende:

Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant
Vertrouwelijkheid garanderen van alle verwerkte persoonsgegevens
Passende technische en organisatorische maatregelen treffen ter beveiliging van persoonsgegevens
De Klant onmiddellijk informeren bij een datalek dat betrekking heeft op de verwerkte gegevens
Medewerking verlenen aan audits en inspecties door de Klant
Persoonsgegevens niet doorgeven aan derde landen zonder passende waarborgen

Artikel 4 — Subverwerkers

Dashbots maakt gebruik van de volgende subverwerkers:

Dashbots chatbot platform — eigen chatbot infrastructuur (servers binnen EU/EER)
OpenAI — AI-verwerking (VS, adequaatheidsbesluit of SCCs van toepassing)
Stripe — betalingsverwerking (VS, adequaatheidsbesluit van toepassing)

Dashbots informeert de Klant over wijzigingen in de inzet van subverwerkers en geeft de Klant de mogelijkheid bezwaar te maken.

Artikel 5 — Beveiligingsmaatregelen

Dashbots treft passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

Versleuteling van gegevens in transit (TLS/SSL)
Toegangsbeveiliging met authenticatie
Regelmatige beveiligingsupdates
Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van need-to-know

Artikel 6 — Datalekken

Bij een datalek dat de verwerkte persoonsgegevens betreft, informeert Dashbots de Klant zo spoedig mogelijk en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking. Dashbots verleent alle noodzakelijke medewerking bij de melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 7 — Rechten van betrokkenen

Dashbots verleent medewerking aan de Klant bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen inzake inzage, rectificatie, verwijdering of overdraagbaarheid van persoonsgegevens.

Artikel 8 — Bewaring en verwijdering

Na beëindiging van de dienstverlening verwijdert of retourneert Dashbots alle persoonsgegevens, tenzij wettelijke bewaarplicht van toepassing is. Verwijdering vindt plaats binnen 30 dagen na beëindiging.

Artikel 9 — Duur en beëindiging

Deze verwerkersovereenkomst is van kracht zolang Dashbots persoonsgegevens verwerkt ten behoeve van de Klant. De VOW eindigt automatisch bij beëindiging van de dienstverleningsovereenkomst.

Artikel 10 — Toepasselijk recht

Op deze VOW is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant.